Como usar o Trello para projetos profissionais
Antes de começarmos, é importante entender como é a vida de um gerente de projetos, são diversas funções acumuladas e muitas responsabilidades ao mesmo tempo.
Acompanhar um projeto em todos os passos exige que sejam administradas muitas fontes de informação, intenso acompanhamento das tarefas, buscar uma visão do todo para fazer constantes alinhamentos. São 4 pilares fundamentais: planejamento, construção, implementação e conclusão.
1. Trello no planejamento
Uma coisa é certa, na fase de planejamento do projeto, o gestor irá fazer pesquisa, estabelecer metas e requisitos e montar o escopo dos recursos e das tarefas principais.
O fluxo de trabalho mais comum é o “Pendentes”, “Em andamento” e “Concluído”. Pode até funcionar na maioria dos casos, mas em projetos profissionais mais complexos, será necessária uma organização mais detalhista.
Experimente começar o quadro com uma lista de “Informações Gerais”, com instruções importantes nos cartões sobre a data de lançamento, a visão geral do projeto, as regras sobre como usar o quadro, as responsabilidades da equipe, as métricas e tudo que serve como “norte” ao projeto.
Ainda como base, reserve a próxima coluna para “Pesquisa de Mercado”, onde os insights sobre as movimentações externas devem ser colocadas. A terceira coluna pode ser deixada para perguntas da equipe, dúvidas e feedbacks do gestor.
Tendo os alicerces prontos, pode-se partir para o fluxo de tarefas propriamente dito: requisições, em andamento, pausado, concluído, implementado. O número de colunas desse setor varia de acordo com a necessidade de cada projeto.
O planejamento é papel do gerente do projeto (Imagem: Leandro Kovacs/Reprodução)
2. Trello na construção
O planejamento diz respeito somente ao gestor, que está construindo a ideia. A partir do segundo pilar, a equipe entra em contato com o quadro do projeto. Junto a equipe, comece a alocar as tarefas certas para os envolvidos e crie um cronograma para o projeto.
Revise com a equipe as regras, os processos e as expectativas do fluxo de trabalho no quadro do Trello para que todos estejam alinhados na execução do plano com eficiência. Adicione os membros de cada tarefa no card correspondente e estipule prazos para conclusão.
Com tantas tarefas e prazos designados, pode ficar confuso ter “a visão do todo”, um power-up de visão geral já pode dar conta da necessidade do gestor. O “Big Picture” é um bom exemplo para conseguir observar o andamento do projeto como um todo.
Power-Ups como Big Picture auxiliam na visão do todo (Imagem: Trello/Divulgação)
3. Trello na implementação
Com o esqueleto todo planejado, a equipe a par de suas funções, a máquina começa a andar, dando início a fase de implementação. O maior esforço já foi feito para tirar o projeto da inércia, agora o trabalho fica mais com a cara de gestão, para manutenção dos processos e movimentos.
O gerente do projeto deve acompanhar, monitorar, controlar e reportar o progresso. Utilizando o Trello, o gestor pode se comunicar no quadro, comentando e interagindo com os membros da equipe diretamente em seus cartões. Deve-se dar atenção às tarefas que ficam muito tempo sem progresso, um power-up de controle de tempo já ajuda na identificação dos possíveis gargalos.
4. Trello na conclusão do projeto
A última parte do projeto, a fase de conclusão, é importante para documentar os sucessos e os gargalos do projeto, resolvidos ou não, para servir de conhecimento para planejamento futuros.
O melhor é utilizar power-ups para organizar o plano e os relatórios do projeto. Um bom exemplo é o Butler, nele pode-se criar regras, agendar comandos e inserir botões customizados para automaticamente realizar ações específicas no quadro e nos cartões do Trello.
O power-up do Slide facilita a confecção de relatórios sobre o projeto, transformando o quadro do Trello em uma apresentação do Google Slides, de forma automática ou customizada.
Melhor amigo do gerente é a organização
Desde o planejamento, a comunicação até os relatórios, é papel do gerente de projetos se organizar e prestar atenção nos detalhes para manter a equipe caminhando na direção correta, visando o lançamento do produto ou o que seja.
